Malercompagniet har tatt nødvendige tiltak for å:
leve opp til den nye personvernforordningen som trer i kraft 2018-05-25.
Nedenfor finner du informasjon om hvordan personopplysninger lagres, hvorfor de lagres og
hvor lenge de lagres og kundens/registrertes rettigheter til tilbakekalling
samtykke til håndtering av hans personopplysninger.
Vi håndterer kundenes personopplysninger på følgende områder:
1. Kunderegister
Malercompagniet har kunderegistre for å ha en klar oversikt
over våre kunder og for enkelt å kunne kontakte dem i ulike saker. Kunden kan når
når som helst be om å få sine personopplysninger endret eller slettet fra registeret. Vi ser
også å, dersom kunden ønsker, slette eventuelle sikkerhetskopier der personopplysninger kan være tilgjengelige.
2. Sikkerhetskopiering
Vi tar hjelp av et eksternt firma som håndterer vår backup. Formålet med backup er for alle
kundens data må forbli i tilfelle noe skulle skje i vårt datasystem. Hvor lenge tjenesten
skal gjelde, bestemmer vi i samråd med selskapet som håndterer sikkerhetskopieringen. Avtale om backup
har blitt trukket. Skulle en kunde ønske å slette sin informasjon hos oss og også i sikkerhetskopien, avtal
vi dette.
Fakturaer og kvitteringer
I henhold til regnskapsloven oppbevares fakturaer og kvitteringer i 7 år.
4. Tilbud
Sitater lagres for statistiske formål for å se hvor mange tilbud vi har sendt ut kontra hvordan
mange oppdrag vi har fått. Disse lagres også for å kunne se ordrehistorikk og på en
enkelt utforme nye tilbud for våre kunder. Kunden kan når som helst be om det
få tilbudet ditt slettet. Vi sørger også for å, dersom kunden ønsker, slette eventuelle sikkerhetskopier der
personopplysninger kan være tilgjengelige.
5. Digitalt materiale vedrørende våre kunder
Det fremkommer materialer fra våre kunder som vi må ha tilgang til for å kunne utføre vårt
fungerer, lagrer vi dette materialet i oversiktlige mapper, noe som gjør at vi enkelt kan finne mappen og
slette innholdet dersom dette er kundens ønske. Vi sørger også for å, hvis kunden ønsker, slette
eventuelle sikkerhetskopier der personlige data kan være tilgjengelige.
6. Trykt materiale og notater
Siden vi ikke kan si nøyaktig hvor lenge vi har bruk for dette materialet, lagres det til vi
selv mener at vi ikke lenger har behov for det eller om kunden kontakter oss og ber om at vi
bli kvitt den.
7. Mail
I kontakt med våre kunder bruker vi ofte e-post. Vi lagrer e-posten for å kunne
se tilbake og se hva vi og kunden har snakket om før og hvilket materiale som har
vedlagte. E-posten lagres i oversiktlige mapper, noe som gjør at vi enkelt kan søke opp alle e-poster som har
blomstret mellom Malercompagniet og kunden og slett disse videre
kundens forespørsel. Vi sørger også for å, dersom kunden ønsker, slette eventuelle sikkerhetskopier der
personopplysninger kan være tilgjengelige.
8. Telefon
Våre telefoner inneholder kontaktinformasjon til våre kunder. Dette for å enkelt kunne nå dem
og for å kunne gi god respons når vi blir kontaktet. Kunden kan når som helst
be om å få slettet kontaktinformasjonen deres fra telefonene våre. Vi sørger også for at hvis
kunden ønsker, slette eventuelle sikkerhetskopier der personopplysninger kan finnes.
9. Kalendere
Når vi bestiller møte med våre kunder, skjer dette i våre digitale kalendere. Dette for å
kunne følge med på hvordan arbeidsplanen vår ser ut og hvilke møter vi har booket og med
hvilke kunder.
Kunden kan når som helst be om å få slettet sin kontaktinformasjon fra våre telefoner. Vi
sørger også for, hvis kunden ønsker, å slette eventuelle sikkerhetskopier der personopplysninger kan være tilstede.
10. Sysselsetting og søknader
Vi bruker arbeidskontrakter som er supplert med et vedlegg hvor vi oppgir hvilke
personopplysninger vi vil behandle og i hvilke situasjoner dataene vil være
vises. Ved nyansettelser gir personen samtykke til sine personopplysninger
behandlet og i hvilke sammenhenger vi kan behandle dem. Det er de som allerede er ansatt hos oss
informert om hvordan deres personopplysninger behandles og at de har rett til å trekke ut fra registeret.
De fyller ikke ut noe samtykke da vi refererer til interessebalansen på det punktet. Interessen
at den som allerede er ansatt i våre registre vurderer å måtte fylle ut samtykke i etterkant.
Når vi mottar søknader slettes disse etter at rekrutteringsprosessen er fullført.
11. Utgivelsesliste
Malercompagniet har en liste over slektninger som oppdateres jevnlig da
nye ansettelser finner sted eller folk forlater selskapet vårt. Pårørende trenger ikke skrive under
et samtykke, men vi refererer til interessebalansen på dette tidspunktet da det er en større
interesse for å kunne bli kontaktet i forhold til at deres kontaktinformasjon er lagret.
De pårørende får imidlertid følgende informasjon:
Malercompagniet lagrer kun pårørendes personopplysninger dersom vi
trenger å ta kontakt med deg dersom den ansatte blir alvorlig syk eller skadet i løpet av
arbeidstid. Ingen personopplysninger blir gitt videre. Du har alltid rett til å be om og vurdere
hvilke data som er lagret. Du har også rett til å be om dine personlige opplysninger
slettet.
__________________________________________________________________________________
Som kunde/registrert har du rett til innsyn i dine personopplysninger. Du har rett
å få rettet, slettet og/eller flyttet personopplysningene sine (alt dette gratis). MANN
har rett til å protestere mot bruk av personopplysninger til direkte markedsføring. Du har rett
å protestere mot bruk av personopplysninger for automatiserte beslutninger og
profilering.
Kunden har krav på utdrag fra registeret i ubegrenset omfang så lenge det ikke blir uforsvarlig
og dermed belastende for Malercompagniet sin virksomhet. Så har
Malercompagniet retten til å ta betalt for levering av tjenesten.
Dersom kunden vurderer at personopplysningene har blitt behandlet feil av Malercompagniet, har kunden
mulighet til å sende inn en klage til tilsynsmyndigheten, som i Sverige er det svenske datatilsynet.
Hendelser vedrørende personopplysninger på Malercompagniet rapporterer
vi til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdagelse.
Dersom kunden ber om å få personopplysninger slettet og vi har en sterk sjel å protestere mot
dette vil kunden bli informert om at han har rett til å kontakte Datatilsynet
å ta saken videre.
Når det gjelder hvor lenge vi lagrer personopplysninger, viser vi til juridisk lov, f.eks. regnskapsloven,
avtaler osv. Vi viser også til Juridiske forpliktelser (klager og annet som kan
interesseavveining da kunder i de fleste tilfeller tjener på å være lett tilgjengelige
i våre systemer. Vi har imidlertid etablert rutiner for jevnlig tynning for ikke å sitte på «godt
å ha informasjon ”, se dokumentet Samsvarsaktiviteter og Tynningsrutiner.